Lhe aconselho dar uma estudada em "Modelo Relacional" e "Normalização de dados". Isso é essencial para saber como construir um banco de dados eficiente. Mas você deve ter em mente o seguinte na hora de montar seu banco de dados: cada assunto exige uma tabela. Quando um assunto estiver relacionado ao outro, deve ter um campo em cada uma das tabelas para ligá-los. Por exemplo, se você quer controlar o empréstimo de livros em uma biblioteca, você deverá ter as tabelas Usuário e Empréstimo. Quais são os dados pertinentes ao usuário? Nome, Sobrenome, DataNascimento, Endereço, Telefone, Documento. Quais são os dados referentes ao empréstimo? Aqui, nessa tabela de empréstimo, você teria o número do livro emprestado. Aqui surge a necessidade de ter outra tabela com o cadastro dos livros, pois cada livro tem seus dados particulares, como o título, o autor, etc. Cada um das tabelas deve ter um código que seja único para cada registro. Como cada usuário tem seu código que é denominado "chave primária", a tabela de empréstimo deverá ter um campo numérico para se relacionar com o número do cliente. Esse campo recebe a denominação de chave estrangeira, que é o campo que liga o empréstimo a um determinado usuário. A tabela de livros tambem tem sua chave primária. Então, a tabela de empréstimo deverá ter outro campo chave estrangeira para se relacionar com a chave primária do livro. Assim teríamos, na tabela Empréstimo, os dados referentes ao mesmo: Código, IDUser, IDLivro, Data, Hora, DataEntrega, Observações, Status para identificar se está ainda com o usuário ou se foi devolvido, etc e tal.
Quando as tabelas são devidamente relacionadas, o Access já se encarrega da correta montagem quando você inserir o subformulário empréstimo no formulário usuários, caso esteja usando os formulários vinculados às tabelas. Caso seja desvinculado, então o vínculo deverá ser feito via vba.