Eu achei na internet um banco de dados access que tem essa funcionalidade de caixa de postagem dentro da aplicação, funciona assim como um e-mail em que a pessoa envia para um destinatário como também para vários se desejar e cada usuário controla sua caixa que lista novas, respondidas, enviadas, pendentes e tal.
Eu tive essa mesma idéia e ia implementá-lo para que carregasse em tempo real, mas, me deparei com a senha do VBA, e logo entendi que seu Autor (não me lembro agora o nome) não deseja que o projeto seja alterado.
Achei excelente o trabalho. Não dá para implemntar ele em projetos atuais, mas, dá pra usar ele assim como está, é funcional pra usar em rede.
Se alguém desejar usá-lo assim como está, diz ae que posto, só peço que espere o tempo que eu ache aqui em meio aos meus arquivos.
Para fazer algo como pede, e por aí como o Criquio citou. Eu venho abstratamente, venho montado uma sistemática que atenda a esse propósito, assim que conseguir, começarei a desenvolver.