Melhor forma de trabalhar com dados

Tenho um sisteminha em access 2003/winxp que é multiusuario onde as tabelas estão divididas e localizadas em um servidor.

Ao abrir um dos formulários, é feita o acesso várias vezes a tabela para pesquisar dados (estoque de peças) para ver se a mesma tem quantidade suficiente e após constatar que possui, ao finalizar da digitação é solicitada que salve nas tabelas os dados.

O problema é que como o acesso é feita várias vezes, isto poderá deixar o sistema lento.

Existe uma forma de carregar os dados em variáveis (array)? Isto é possível e tornaria o sistema mais ágil?
Como poderia ser feito?

Agradeço antecipadamente a ajuda de todos.

Você poderia carregar os dados em uma listbox e deixá-los à disposição para ser usado posteriormente sem a necessidade de ir novamente à tabela para buscá-los. Vamos supor uma tabela de nome tblProdutos, que esteja vinculada no frontend. Nessa tabela você precisa carregar os campos Código, Descrição e ValorUnitário na listbox lstProdutos. Poderia-se usar algo assim no evento "Ao carregar" do formulário:

Dim rs As Recordset ' Crie uma variável Recordset
Set rs = CurrentDb.OpenRecordset("tblProdutos") ' Instancie a variável

Me.lstProdutos.RowSource = "" ' Limpe a listbox
Me.lstProdutos.RowSourceType = "value list" ' Defina a origem da listbox como uma "lista de valores"

Do While Not rs.EOF ' Enquanto não chegar ao fim da tabela
Me.lstProdutos.AddItem rs!Código & ";" & rs!Descrição & ";" & rs!ValorUnitário ' adicione a primeira linha
rs.MoveNext ' Passe para a próxima linha
Loop ' Faça um loop até chegar ao fim da tabela

rs.Close ' Feche a tabela
Set rs = Nothing ' Limpe o Recordset da memória

OBS.: Se a lista de valores for muito grande, de muitos milhares de registros, pode ser que não caibam todos na listbox. Você pode contornar usando filtros para limitar à um tipo de produto por exemplo. Outra coisa é que, como a list não está vinculada à tabela, uma vez que ela armazenou os dados e fechou a tabela, novos registros porventura adicionados posteriormente não estarão disponíveis. Você pode fazer um Requery na listbox quando necessário, ou você pode criar uma função com o código acima ao invés de colocar ele no evento "Ao carregar" do form e chamar essa função nesse evento e sempre que quiser atualizar a listbox.